Seit dem Jahr 2017 gelten für alle Händler, die eine elektronische Registrierkasse benutzen, die neuen Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Wer keine elektronische Registrierkasse benutzt, muss die GoBD (noch) nicht erfüllen. Jedoch ist er dazu verpflichtet, am Ende jeden Tages sein Geld zu zählen sowie ein Kassenbuch und einen Kassenbericht zu führen: Denn die „Erlöse-Erfassungspflicht“, bei der auf Einzeltransaktionsebene Artikel, Menge, Preis und Identität des Leistungsempfängers erfasst werden muss, muss in jedem Fall erfüllt werden. Falls dies nicht zumutbar ist, findet in jedem Fall eine Teilanwendung statt, die im Rahmen einer Betriebsprüfung im Einzelfall entschieden wird.
Bereits heute muss eine Registrierkasse jeden Kassenvorgang elektronisch aufzeichnen und speichern. Darüber hinaus müssen die Aufzeichnungen jederzeit vom zuständigen Finanzamt ausgelesen werden können. Nachträgliche Änderungen müssen unmöglich oder über eine Historie für die Betriebsprüfer ersichtlich sein. Außerdem muss eine Zuordnung der Artikelnummer zur eigentlichen Ware nachvollziehbar sein. Alle Buchungen müssen den Betriebsprüfern in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden.
Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen alle Daten digital und unveränderlich gespeichert werden; ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen (wie etwa Tagesendsummenbons, Warengruppenberichte usw.) in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend.
Die ausschließliche Dokumentation von Z-Berichten (Tagesabschlüssen) ist nicht zulässig, da dabei Daten verdichtet werden und die einzelnen Vorgänge für die Betriebsprüfer nicht nachvollziehbar sind.
Falls Sie eine Kasse verwenden, die nicht GoBD-konform arbeitet, sollten Sie schnellstmöglich handeln: Denn eine weitere Verwendung kann bei der nächsten Betriebsprüfung zu Steuernachzahlungen führen. Bei einigen Kassen ist es möglich, ein Software-Update zu installieren.
Ist dies nicht möglich, sollten Sie sich schnellstmöglich eine neue Kasse anschaffen. Wir beraten Sie gerne.